Personvernerklæring for Melhus IL – Orientering

Sist oppdatert: 25. februar 2026

 

Melhus IL – Orientering («vi», «oss») er en avdeling i Melhus Idrettslag og et organisasjonsledd i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Vi behandler personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven, personvernforordningen (GDPR), NIFs retningslinjer for personvern i idretten og Melhus IL sine interne retningslinjer og verdier.

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvordan de beskyttes, og hvilke rettigheter du har.

1. Behandlingsansvarlig

Melhus IL – Orientering
 Postadresse: Postboks 99, 7221 Melhus
 E‑post: post@melhusorientering.no
 Organisasjonsnummer: 976 887 522 - Melhus Idrettslag

Melhus IL – Orientering er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i orienteringsavdelingens regi.

2. Systemer og databehandlere

Vi benytter IdrettenOnline/Bloc som løsning for:

  • nettside
  • medlemsadministrasjon
  • påmelding til aktiviteter og arrangement
  • kommunikasjon
  • innlogging via Idrettens ID

IdrettenOnline/Bloc behandler personopplysninger på våre vegne som databehandler. Det foreligger databehandleravtale som regulerer behandlingen av personopplysninger.

3. Hvilke personopplysninger vi behandler

Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å drive idrettsaktivitet og klubbdrift, herunder:

a) Medlems- og deltakeropplysninger

  • navn
  • fødselsdato eller fødselsår
  • kjønn der dette er nødvendig for idrettslige formål
  • adresse, e‑postadresse og telefonnummer
  • tilhørighet til lag, gruppe eller aktivitet
  • påmeldinger, startlister og resultatlister
  • lisens‑ og deltakeropplysninger

b) Kommunikasjon

  • utsending av praktisk informasjon og nyhetsbrev til medlemmer og foresatte

c) Bilder og video

  • bilder og video fra treninger, konkurranser og arrangement

d) Tekniske opplysninger

  • innloggings‑ og sikkerhetslogger
  • nødvendige tekniske data for drift av nettsiden

For barn og unge behandles opplysninger i hovedsak via foresatte, og barns personvern gis særskilt vern.

4. Formål med behandlingen

Personopplysninger behandles for å:

  • administrere medlemskap og deltakelse i klubbens aktiviteter
  • organisere treninger, arrangement og konkurranser
  • kommunisere med medlemmer og foresatte
  • oppfylle plikter etter idrettens regelverk
  • ivareta sikkerhet, trygghet og god klubbdrift

Personopplysninger brukes ikke til kommersiell markedsføring uten gyldig samtykke.

5. Rettslig grunnlag

Behandlingen av personopplysninger skjer på følgende grunnlag:

  • avtale, som følge av medlemskap eller deltakelse i aktivitet
  • berettiget interesse, der behandlingen er nødvendig for å organisere og gjennomføre idrettsaktivitet
  • samtykke, der dette er påkrevd, blant annet ved publisering av bilder og video
  • særskilt lovhjemmel for idretten ved behandling som er nødvendig for å forebygge, avdekke eller reagere mot seksuelle overgrep, trakassering eller vold

6. Melhus IL sine verdier og trygge rammer

Behandlingen av personopplysninger skjer i tråd med Melhus IL sine verdier og klubbhåndbok, som legger vekt på:

  • trygge og inkluderende idrettsarenaer
  • respekt for barn og unges integritet
  • tydelig rollemodellansvar for trenere og ledere
  • ansvarlig kommunikasjon og bruk av digitale flater

7. Lagring og sletting

Personopplysninger lagres kun så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge lovpålagte krav tilsier.

Eksempler:

  • medlemsopplysninger lagres så lenge medlemskapet består og slettes eller anonymiseres etter utmelding
  • nyhetsbrevdata slettes når samtykke trekkes tilbake
  • bilder og video slettes når samtykke trekkes tilbake eller ved regelmessig gjennomgang
  • tekniske logger lagres i begrenset tid av hensyn til sikkerhet og drift

8. Bilder, video og strømming

Melhus IL – Orientering følger idrettens retningslinjer for publisering av bilder og film:

  • Det innhentes samtykke før publisering av identifiserbare bilder og video
  • For barn under 15 år kreves samtykke fra både barn og foresatte
  • Barnets ønske går alltid foran foresattes samtykke
  • Det vises varsomhet ved identifisering og bruk av navn
  • Samtykke kan når som helst trekkes tilbake

Ved eventuell strømming eller opptak av arrangementer gjennomføres det en vurdering av personvern, og deltakere og foresatte informeres på forhånd.

9. Informasjonssikkerhet og internkontroll

Vi har rutiner for å sikre personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap og misbruk. Dette omfatter:

  • tilgangsstyring til systemer
  • opplæring av trenere, ledere og tillitsvalgte
  • rutiner for håndtering av personvernbrudd
  • årlig gjennomgang av personvernrutiner

Ved alvorlige brudd på personopplysningssikkerheten vil nødvendige tiltak iverksettes, inkludert varsling til relevante myndigheter og berørte personer.

10. Dine rettigheter

Du har rett til:

  • innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg
  • retting av feilaktige opplysninger
  • sletting av opplysninger der vilkårene er oppfylt
  • begrensning av behandling
  • dataportabilitet
  • å protestere mot behandling
  • å trekke tilbake samtykke

Henvendelser besvares uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager.

11. Informasjonskapsler (cookies)

Nettsiden bruker nødvendige informasjonskapsler for sikker og stabil drift. Eventuelle ikke‑nødvendige informasjonskapsler benyttes kun etter samtykke og kan administreres av brukeren.

12. Endringer i personvernerklæringen

Personvernerklæringen oppdateres ved behov, for eksempel ved endringer i lovverk, idrettens regelverk eller klubbens praksis. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig på våre nettsider.

13. Kontakt

Spørsmål om personvern eller ønske om å utøve dine rettigheter kan rettes til:
Melhus IL – Orientering
 E‑post: post@melhusorientering.no